Politika zasebnosti
Različica 0.9 · 7. 10. 2026 · Upravljavec za podatke uporabnikov portala in obiskovalcev: Velja, velja.si, info@velja.si. Za podatke delavcev (tujcev), ki jih v storitev vnese delodajalec, je upravljavec delodajalec, Velja je obdelovalec po Pogodbi o obdelavi. Ta politika izpolnjuje obveznost obveščanja po 13. in 14. členu GDPR in ZVOP-2.
1. Katere podatke obdelujemo in zakaj
| Kategorija | Podatki | Namen | Pravna podlaga | Hramba |
|---|---|---|---|---|
| Uporabniki portala | e-pošta, ime, geslo (zgoščeno s scrypt), 2FA skrivnost, IP in čas prijav, vloga | prijava, varnost, obveščanje o rokih | pogodba (GDPR 6(1)(b)); zakoniti interes varnosti (6(1)(f)) | čas pogodbe + 1 leto; dnevnik prijav 1 leto |
| Delodajalec | naziv, matična, davčna, naslov, kontakt, podatki semaforja (zaposleni, prilivi, REK, davčne obveznosti) | vodenje postopka, račun | pogodba (6(1)(b)); zakonska obveznost računov (6(1)(c), ZDDV-1) | čas pogodbe; računi 10 let |
| Delavec (tujec) – vnese delodajalec | ime, priimek, državljanstvo, datum rojstva, jezik, telefon, potni list (številka, veljavnost), poklic, podatki iz dokumentov | priprava vloge za enotno dovoljenje, roki, komunikacija | delodajalčeva zakonska obveznost in pogodba o zaposlitvi (ZZSDT, ZTuj-2; GDPR 6(1)(c), (b)); Velja kot obdelovalec po 28. členu | čas postopka in zaposlitve; mapa primera do 5 let po zaključku (hramba prstnih odtisov pri UE je 5 let – rok usklajen) |
| Potrdilo o nekaznovanosti | datoteka in meta zapis | pogoj za dovoljenje | 10. člen GDPR: obdelava pod nadzorom uradnega organa oziroma na podlagi zakona (ZTuj-2 zahteva potrdilo); ločena shramba, dnevnik dostopov | datoteka se izbriše 30 dni po oddaji vloge; ostane zapis »predloženo, datum« |
| Sporočila delavca | besedilo, jezik, prevod, razvrstitev (namen, nujnost) | komunikacija v jeziku delavca | privolitev delavca za kanal (6(1)(a)); pogodba; zakoniti interes učinkovite komunikacije | čas postopka |
| E-poštna obvestila | e-poštni naslov, zadeva in besedilo sporočila, dnevnik pošte (prejemnik, uspeh) | obvestila o dogodkih, rokih, računih in varnosti (razdelek 6) | pogodba (6(1)(b)); varnostna obvestila tudi zakoniti interes (6(1)(f)) | dnevnik pošte 1 leto |
| Plačilo s kartico (Stripe) | znesek, sklic računa, stanje plačila, oznaka Stripe seje; podatke o kartici obdela Stripe | plačilo računa, davčno potrjevanje (ZDavPR) | pogodba (6(1)(b)); zakonska obveznost (6(1)(c)) | kot račun: 10 let |
| Obiskovalci velja.si | IP (strežniški dnevnik), piškotki po Politiki piškotkov | delovanje, varnost | zakoniti interes (6(1)(f)); ZEKom-2 | 30 dni |
| AI predpomnilnik | zgoščeni ključi vhodov in izhodi modelov (prevodi, izvlečki) | manj klicev, nižji stroški | zakoniti interes; ista podlaga kot izvirni podatek | 7–365 dni glede na vrsto, nato izbris |
Vsi roki in način izbrisa so v Rokih hrambe in izbrisu.
2. Prejemniki in prenosi
Podatke prejemajo podobdelovalci (gostovanje v Sloveniji, ponudnik umetne inteligence Anthropic – obdelava v EU/ZDA po standardnih pogodbenih klavzulah in DPA, TypeSafe za razvrščanje sporočil, Minimax za račune, Meta za WhatsApp, ko bo vključen). Pri plačilu s kartico plačilo obdela Stripe kot samostojni upravljavec (podatkov o kartici ne vidimo in ne hranimo); podatki o davčno potrjenem kartičnem računu (ne o delavcu) gredo FURS po ZDavPR. Državnim organom podatkov o delavcih ne posredujemo; vlogo oddate sami.
3. Umetna inteligenca in avtomatizirane odločitve
Umetna inteligenca bere dokumente, prevaja in razvršča sporočila. Ne sprejema odločitev s pravnim učinkom o osebi (GDPR čl. 22): vsako odločitev (oddaja vloge, odgovor delavcu, podpis) sprejme človek. Podrobnosti v Umetna inteligenca v storitvi.
4. Pravice posameznika
Dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost, ugovor (GDPR čl. 15–21): pišite na info@velja.si; odgovorimo v 30 dneh. Delavci, katerih podatke je vnesel delodajalec, pravice uveljavljajo pri delodajalcu; Velja mu pomaga (čl. 28(3)(e)). Privolitev za kanal do delavca je mogoče kadarkoli preklicati s sporočilom delodajalcu ali Velji. Pritožba: Informacijski pooblaščenec RS, Dunajska 22, Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si.
5. Varnost
Ukrepi so opisani v Varnost: šifriranje prenosa (TLS), gesla scrypt, 2FA, ločena shramba občutljivih dokumentov, dnevnik dostopov, kopije v EU, dostop samo pooblaščenim. Ob kršitvi varnosti ravnamo po Postopku ob kršitvi: delodajalce obvestimo v 48 urah, Informacijskega pooblaščenca v 72 urah, posameznike, kadar je verjetno veliko tveganje.
6. E-poštna obvestila
Storitev pošilja samodejna e-poštna sporočila uporabnikom delodajalca, partnerja in lastniku ob dogodkih: registracija in dobrodošlica, nov primer in sprememba stanja, prejet dokument, roki in zamujeni roki, sporočilo delavca, izdan račun, prejeto plačilo, opomin, dodelitev partnerju, dnevni povzetek lastniku ter varnostna obvestila (nov dostop, spremenjeno geslo, vklopljeno dvofaktorsko preverjanje). Sporočila vsebujejo le najmanj potrebno (ime delavca, dokument, znesek, datum) in so označena kot samodejna. Obvestila lahko po skupinah izklopite v profilu (primeri in dokumenti, roki, računi, sporočila delavca); varnostnih obvestil ni mogoče izklopiti, ker varujejo vaš račun. Delavcem iz tega sistema ne pošiljamo e-pošte; z njimi komunicira delodajalec prek kanala.
7. Evidenca, ocena učinka, hramba, kršitve
Velja vodi evidenco dejavnosti obdelave (30. člen GDPR), ima oceno učinka v zvezi z varstvom podatkov (35. člen GDPR), tabelo rokov hrambe in izbrisa in postopek ob kršitvi varnosti (33. in 34. člen GDPR). Dokumenti so javni in se posodabljajo z novo različico.
8. Spremembe
Spremembe objavimo tu z novo različico in datumom; o bistvenih spremembah uporabnike obvestimo po e-pošti.