Roki hrambe in izbris
Različica 0.9 · 7. 10. 2026 · podlaga: 5(1)(e) GDPR (omejitev shranjevanja), 86. člen ZDDV-1 (hramba računov), ZDavPR (davčno potrjeni računi), ZTuj-2 37.a člen (potrdilo o nekaznovanosti), ZVOP-2. Roki veljajo za vse stranke; krajši rok lahko delodajalec zahteva kadarkoli (navodilo upravljavca).
Tabela rokov
| Vrsta podatka | Rok | Od kdaj teče | Kdo izbriše | Kako je izbris preverljiv |
|---|---|---|---|---|
| Potrdilo o nekaznovanosti – datoteka | 30 dni | od oddaje vloge (dokument v stanju »predloženo«) | sistem – nočni posel »izbris poteklih« (lastnik ga lahko sproži ročno) | stanje dokumenta »izbrisan«, dogodek v primeru »datoteka izbrisana po roku«, ostane zapis »predloženo, datum«; iz kopij izgine najpozneje v 14 dneh |
| Potrdilo o nekaznovanosti – meta zapis (predloženo, datum) | kot mapa primera | – | kot mapa primera | revizijska sled |
| Dokumenti primera (potni list, fotografija, pogodba, dokazila, obrazec) | do zaključka primera + 5 let [preveri odvetnik: rok usklajen s 5-letno hrambo prstnih odtisov pri UE] | od zaključka primera (zaključen, odhod, zamenjava) | sistem po roku; prej na navodilo delodajalca | mapa primera PDF pred izbrisom, dogodek »izbris«, izbris iz kopij v 14 dneh |
| Podatki delavca (ime, državljanstvo, potni list – polja, poklic) in sporočila | kot dokumenti primera | od zaključka primera | kot zgoraj | kot zgoraj |
| Dnevnik dostopov do občutljivih dokumentov in revizijska sled primera | kot mapa primera (sled, kdo in kdaj je dostopal, ostane do izbrisa primera) | – | sistem ob izbrisu primera | izvoz v mapi primera |
| Računi in podatki za račun (postavke, sklic, plačilo; pri kartici ZOI, EOR in sporočila FURS) | 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo (86. člen ZDDV-1) | konec koledarskega leta izdaje | lastnik po poteku roka | seznam računov v adminu z letom; izbris zabeležen |
| Podatki delodajalca (naziv, matična, davčna, naslov, kontakt, semafor), naročnine | čas pogodbe; nato izvoz in izbris v 30 dneh (9.2 Pogojev) | od prenehanja pogodbe | lastnik | potrdilo o izbrisu na zahtevo; podatki na računih ostanejo 10 let |
| Uporabniki portala (e-pošta, ime, geslo, 2FA skrivnost, vloga) | čas pogodbe + 1 leto | od prenehanja pogodbe ali ukinitve uporabnika | lastnik | uporabnik izgine iz seznama; dnevnik |
| Dnevnik prijav (čas, IP, uspeh) | 1 leto | od vnosa | sistem (posel) | štetje zapisov v adminu |
| Seje | 12 ur | od prijave | sistem ob poteku ali odjavi | seja ni več veljavna |
| Potrditvena povezava ob registraciji | 48 ur | od pošiljanja | sistem | povezava ne deluje; nepotrjena registracija se izbriše |
| Dnevnik pošte (dogodek, prejemnik, zadeva, uspeh, napaka) | 1 leto | od pošiljanja | sistem (posel) | štetje zapisov v adminu |
| Predpomnilnik umetne inteligence | prevod 60 dni · razvrščanje sporočil (Jev) 7 dni · izvleček dokumenta 365 dni · priprava besedil 30 dni | od zadnjega klica z istim vhodom | sistem (rok poteka v Redisu in tabeli) | polje »poteče« pri vsakem zapisu; povzetek v adminu |
| Dnevnik klicev modelov (namen, model, žetoni, cena, čas – brez vsebine) | 1 leto | od klica | sistem (posel) | povzetek porabe v adminu |
| Strežniški dnevnik (IP, čas, pot) | 30 dni | od zapisa | gostitelj (Neoserv) in sistem | nastavitev dnevnika |
| Varnostne kopije (baza in dokumenti) | 14 dni | od nastanka kopije | sistem – dnevni posel kopij izbriše starejše od 14 dni | dnevnik kopij (datum, velikost); kopija izgine iz mape |
| Evidenca kršitev varnosti | 5 let [preveri odvetnik] | od zaključka kršitve | lastnik | evidenca (Incidenti) |
| Po prenehanju pogodbe | izvoz v 30 dneh (mapa primera PDF, Excel), nato izbris vseh podatkov delodajalca in njegovih delavcev, razen računov | od prenehanja | lastnik | potrdilo o izbrisu na zahtevo (9. člen Pogodbe o obdelavi) |
Kdo izbriše
- Sistem izbriše samodejno vse, kar ima rok v bazi: datoteke potrdil o nekaznovanosti (nočni posel), predpomnilnik, seje, kopije, dnevnike po roku.
- Lastnik storitve izbriše podatke delodajalca po prenehanju pogodbe (po 30-dnevnem roku za izvoz) in račune po 10 letih; o izbrisu izda potrdilo na zahtevo.
- Delodajalec lahko kadarkoli zahteva prejšnji izbris dokumenta ali primera (navodilo upravljavca); Velja ga izvede in zabeleži.
Kako je izbris preverljiv
- Vsak izbris je dogodek v primeru (kdo, kdaj, kaj, na podlagi katerega pravila ali navodila) in ostane v revizijski sledi.
- Stanje izbrisanega dokumenta je »izbrisan«; datoteke ni več v shrambi in po 14 dneh ne več v kopijah.
- Lastnik v adminu vidi število dokumentov z rokom izbrisa in število izbrisanih.
- Delodajalec lahko zahteva potrdilo o izbrisu za svoje podatke in enkrat letno revizijo (10. člen Pogodbe o obdelavi).
Izjeme
Podatki, ki so potrebni za uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov (npr. spor o plačilu) ali jih zahteva zakon (računi), se hranijo do konca postopka oziroma zakonskega roka; dostop do njih je omejen na ta namen [preveri odvetnik].