Ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov (DPIA)
Različica 0.9 · 7. 10. 2026 · podlaga: 35. člen GDPR, ZVOP-2. Ocena velja za storitev Velja (velja.si) kot celoto. Pripravil jo je lastnik storitve; pred prvo plačljivo stranko jo pregleda odvetnik oziroma pooblaščena oseba za varstvo podatkov (razdelek 7). Ocena je potrebna, ker storitev sistematično obdeluje podatke o kazenskih obsodbah (10. člen GDPR), podatke oseb v šibkejšem položaju (delavci iz tretjih držav, odvisni od delodajalca in statusa prebivanja) in pri tem uporablja umetno inteligenco.
1. Opis obdelave
1.1 Nameni in vloga Velja
| Namen | Kaj se zgodi | Vloga Velja |
|---|---|---|
| Vodenje primera | pot po državljanstvu, semafor delodajalca po 17. členu ZZSDT, stanja primera, roki, naloge, mapa primera | obdelovalec za delodajalca |
| Dokumenti | sprejem, branje z umetno inteligenco, deterministično preverjanje, paket za oddajo na SPOT/UE | obdelovalec |
| Kanal do delavca | sporočila v jeziku delavca, prevod, razvrščanje (namen, nujnost, potrebuje človeka) | obdelovalec |
| Obveščanje po e-pošti | samodejna sporočila uporabnikom o dogodkih, rokih, računih, varnosti | upravljavec |
| Računi, plačila, davčno potrjevanje | mesečni računi z UPN, kartična plačila prek Stripe, davčno potrjevanje kartičnih računov po ZDavPR | upravljavec |
| Prijava in varnost | uporabniški računi, seje, 2FA, dnevnik prijav, revizijska sled | upravljavec |
| Podpora | odgovarjanje na vprašanja uporabnikov, pomoč pri zahtevah posameznikov | upravljavec / obdelovalec |
| Analitika | števci v nadzorni plošči iz lastnih podatkov; brez piškotkov in tujih skript | upravljavec |
1.2 Kategorije posameznikov
- Delavci (tujci) – državljani tretjih držav, ki jih v storitev vnese delodajalec; ranljiva skupina (jezik, odvisnost od delodajalca, status prebivanja).
- Kontaktne osebe in uporabniki delodajalcev – pooblaščene osebe, ki vodijo primere.
- Partnerji – agencije in računovodski servisi ter njihovi uporabniki.
- Obiskovalci velja.si.
1.3 Kategorije podatkov
| Kategorija | Podatki | Posebnost |
|---|---|---|
| Identifikacijski podatki delavca | ime, priimek, datum rojstva, državljanstvo, jezik, telefon, naslov | – |
| Potni list | številka, veljavnost, strojno berljivi zapis (MRZ), slika dokumenta | uradni dokument; branje z umetno inteligenco |
| Podatki o kazenskih obsodbah | potrdilo o nekaznovanosti iz matične države (datoteka, datum izdaje, apostille, prevod) | 10. člen GDPR; ločena shramba; izbris 30 dni po oddaji vloge |
| Zdravstveni podatki | niso predvideni; lahko se pojavijo le v naloženih dokumentih (npr. v izjavi ali pogodbi) | 9. člen GDPR; sistem jih ne izlušči in ne hrani ločeno; uporabnik jih ne sme nalagati brez pravne podlage [preveri odvetnik] |
| Zaposlitev in kvalifikacije | poklic (SKP-08), pogodba o zaposlitvi, plača, dokazila o kvalifikacijah | – |
| Sporočila delavca | besedilo v izvirnem jeziku, prevod, razvrstitev (namen, nujnost, »potrebuje človeka«) | obdelava z modeli (Claude, Jev) |
| Podatki delodajalca | naziv, matična, davčna, naslov, kontakt, podatki semaforja (zaposleni, prilivi, REK, davčne obveznosti) | pretežno podatki pravne osebe; kontaktne osebe so posamezniki |
| Uporabniki portala | e-pošta, ime, geslo (scrypt), 2FA skrivnost, vloga, dnevnik prijav (čas, IP, uspeh) | – |
| Računi in plačila | podatki za račun, sklic, stanje plačila; pri kartici oznaka Stripe seje, ZOI in EOR | podatki o kartici so samo pri Stripe |
| Dnevniki | revizijska sled (kdo, kdaj, kateri dokument, katero pravilo), dnevnik dostopov do občutljivih dokumentov, dnevnik pošte, dnevnik klicev modelov (brez vsebine) | – |
1.4 Tok podatkov in prejemniki
Delodajalec (portal) in delavec (kanal) → Velja na strežnikih Neoserv v Sloveniji → za posamezno nalogo: Anthropic (branje dokumentov, prevod, priprava besedil; EU/ZDA po standardnih pogodbenih klavzulah), TypeSafe (razvrščanje sporočil; EU/ZDA), Stripe (kartična plačila; samostojni upravljavec za plačilo), FURS (davčno potrjevanje kartičnih računov – podatki o računu in zavezancu, ne o delavcu), Meta/WhatsApp (ko bo kanal vključen). Državnim organom podatkov o delavcih ne posredujemo; vlogo odda delodajalec sam. Seznam: Podobdelovalci.
1.5 Obseg in trajanje
Na začetku do nekaj deset delodajalcev; ocena se ponovi ob 100 delodajalcih, ob vklopu WhatsAppa ali kartičnih plačil in ob vsaki novi funkciji umetne inteligence. Roki hrambe: Roki hrambe in izbris.
2. Nujnost in sorazmernost
- Namen določa zakon. Delodajalec mora za enotno dovoljenje predložiti dokumente po 37.a členu ZTuj-2 in izpolnjevati pogoje po 17. členu ZZSDT. Velja obdeluje le podatke, ki jih ti postopki zahtevajo; polj, ki jih vloga ne potrebuje, v storitvi ni.
- Najmanjši obseg. Model dobi en dokument ali eno sporočilo, ne celotnega primera; razvrščanje dobi stanje primera brez imen; dnevnik klicev modelov je brez vsebine.
- Omejitev roka. Datoteka potrdila o nekaznovanosti se izbriše 30 dni po oddaji vloge; ostane zapis »predloženo, datum«. Drugi roki po tabeli hrambe.
- Preglednost. Politika zasebnosti (13. in 14. člen GDPR); samodejni sistem se delavcu predstavi v prvem sporočilu; delodajalec mora delavca obvestiti o obdelavi (5.1 Pogojev).
- Pravice posameznika. Delavci pravice uveljavljajo pri delodajalcu, Velja mu pomaga (28. člen GDPR); uporabniki portala neposredno pri Velji.
- Alternativa. Brez dokumentov vloge ni mogoče pripraviti; brez umetne inteligence bi dokumente pregledoval človek – model zmanjša napake pri branju, odločitev pa v vseh primerih ostane človekova.
2.1 Pravne podlage po namenih
| Namen | Pravna podlaga | Upravljavec |
|---|---|---|
| Vodenje primera, dokumenti | zakonska obveznost delodajalca (6(1)(c) GDPR v zvezi s 17. členom ZZSDT ter 37. in 37.a členom ZTuj-2); pogodba o zaposlitvi (6(1)(b)) | delodajalec; Velja obdelovalec po Pogodbi o obdelavi |
| Potrdilo o nekaznovanosti | 10. člen GDPR: obdelava, ki jo dovoljuje pravo države članice – 37.a člen ZTuj-2 potrdilo izrecno zahteva; ZVOP-2 [preveri odvetnik: določbe ZVOP-2 o podatkih o kaznovanosti in o dnevniku obdelave] | delodajalec |
| Kanal do delavca | privolitev delavca za komunikacijo prek izbranega kanala (6(1)(a)); vsebina sporočil v okviru postopka (6(1)(c)); privolitev lahko kadarkoli prekliče s sporočilom delodajalcu ali Velji – kanal se zapre | delodajalec |
| Obveščanje po e-pošti | pogodba (6(1)(b)); varnostna obvestila tudi zakoniti interes varnosti (6(1)(f)) | Velja |
| Računi, plačila, davčno potrjevanje | zakonska obveznost (6(1)(c): ZDDV-1, ZDavPR); pogodba (6(1)(b)) | Velja |
| Prijava in varnost | pogodba (6(1)(b)); zakoniti interes (6(1)(f)) | Velja |
| Podpora | pogodba (6(1)(b)) | Velja / delodajalec |
| Analitika | zakoniti interes (6(1)(f)): lastni števci brez piškotkov, brez profiliranja posameznikov | Velja |
3. Tveganja za posameznike
| # | Tveganje | Verjetnost | Resnost | Ukrep | Preostalo tveganje |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nepooblaščen dostop do potrdila o nekaznovanosti (vdor, zloraba računa) | nizka | visoka | ločena shramba zunaj spletnega korena (pravice 0600), dnevnik vsakega vpogleda, dostop le delodajalec in pooblaščena oseba Velja, 2FA, omejitev poskusov prijave, izbris 30 dni po oddaji, kopije 14 dni | nizko |
| 2 | Predolga hramba podatkov o kaznovanosti | srednja brez avtomatike | visoka | rok izbrisa se zapiše ob oddaji, nočni posel datoteko izbriše, dogodek v primeru; kopije se izbrišejo v 14 dneh | nizko |
| 3 | Odtekanje podatkov pri ponudniku modelov (obdelava v ZDA) | nizka | srednja | DPA in standardne pogodbene klavzule, brez učenja na podatkih, najmanjši obseg (en dokument ali sporočilo), nastavitev obdelave v EU, kjer je na voljo, predpomnilnik rezultatov pri nas | nizko do srednje [preveri odvetnik: prenos] |
| 4 | Napačen izvleček modela (datum, oseba) vodi v napačno odločitev o vlogi | srednja | srednja | deterministično preverjanje proti pravilom, ob negotovosti stanje »prejet« in ročni pregled, uporabnik potrdi; model ne spreminja stanja primera | nizko |
| 5 | Avtomatizirano odločanje o delavcu ali ocenjevanje kandidatov | nizka | visoka | sistem kandidatov ne išče, ne izbira in ne ocenjuje; razvrščanje velja le za sporočila, pod pragom zaupanja odloča človek; prepoved v 5.2 Pogojev | nizko |
| 6 | Delavec ne ve, da mu piše stroj, ali ne razume jezika | srednja | srednja | samodejni sistem se predstavi v prvem sporočilu v jeziku delavca, beseda »človek« kadarkoli pripelje sodelavca delodajalca, prevodi so označeni kot samodejni, delodajalec delavca obvesti o obdelavi | nizko |
| 7 | Sporočila napačni osebi ali prestrezanje | nizka | srednja | pošiljanje le na številko, ki jo je vnesel delodajalec oziroma potrdil delavec; TLS; WhatsApp šele po pogodbi o obdelavi z Meto | nizko |
| 8 | Delodajalec ali partner vidi tuje primere | nizka | srednja | preverjanje vloge na strežniku pri vsakem klicu, avtomatski testi, revizijska sled | nizko |
| 9 | Izguba ali uničenje podatkov | nizka | srednja | dnevne kopije (14 dni) in kopije pri gostitelju, migracije baze s testi, ločeno razvojno okolje | nizko |
| 10 | Kršitev varnosti ni zaznana ali ni sporočena pravočasno | nizka | srednja | dnevniki, zaščita gostitelja, postopek ob kršitvi: delodajalci v 48 urah, Informacijski pooblaščenec v 72 urah | nizko |
| 11 | Zdravstveni podatki v naloženih dokumentih | nizka | visoka | navodilo uporabniku, da jih ne nalaga; sistem jih ne izlušči; izbris na zahtevo | nizko |
| 12 | E-poštna obvestila razkrijejo ime delavca nepooblaščeni osebi | nizka | nizka | obvestila le uporabnikom delodajalca na potrjene naslove, najmanjša vsebina, šifrirana povezava do poštnega strežnika, izklop obvestil po skupinah | nizko |
4. Ukrepi
Tehnični: TLS 1.2+ za vse strani in API; gesla scrypt; dvofaktorsko preverjanje (TOTP); seje 12 ur v bazi; vloge lastnik / delodajalec / partner s preverjanjem na strežniku; ločena šifrirana shramba občutljivih dokumentov pri gostitelju [preveri: šifriranje s ključem stranke je načrtovano], pravice 0600; dnevnik dostopov do občutljivih dokumentov; samodejni izbris 30 dni po oddaji; dnevne kopije s hrambo 14 dni; ključi API samo na strežniku; preverjanje vrste datoteke po vsebini, največ 20 MB. Podrobnosti: Varnost.
Organizacijski: pogodba o obdelavi z vsakim delodajalcem; seznam podobdelovalcev z obveščanjem 30 dni prej; zaupnost oseb pri Velji; dostop do produkcijskih podatkov samo lastnik; brez pravih podatkov v razvoju; roki hrambe in postopek ob kršitvi; evidenca dejavnosti obdelave; letni pregled te ocene.
Umetna inteligenca: najmanjši obseg vhoda; brez učenja na podatkih (pogodbeno); rezultati predpomnjeni pri nas in izbrisani po roku; brez ocenjevanja ali izbire kandidatov; samodejni sistem se vedno predstavi; vsaka odločitev je človekova; dnevnik klicev brez vsebine. Podrobnosti: Umetna inteligenca v storitvi.
5. Posvetovanje
- Pooblaščena oseba za varstvo podatkov / odvetnik: pregleda oceno pred prvo plačljivo stranko; mnenje in morebitne spremembe se zapišejo v razdelek 7.
- Upravljavci (delodajalci): ocena jim je na voljo kot pomoč pri njihovih obveznostih (28(3) GDPR); njihove pripombe se upoštevajo ob naslednji različici.
- Posamezniki: pri pilotnih strankah zberemo odzive delavcev na kanal in obvestila (razumljivost, jezik) in jih zapišemo v razdelek 7.
- Predhodno posvetovanje z Informacijskim pooblaščencem RS: potrebno, če bi ocena pokazala visoko preostalo tveganje, ki ga z ukrepi ni mogoče zmanjšati. Po tej oceni nobeno preostalo tveganje ni visoko, zato posvetovanje ni predvideno [preveri odvetnik: sklep in postopek].
6. Sklep
Preostalo tveganje je nizko za vse točke razen prenosa pri ponudniku modelov (nizko do srednje; odvisno od nastavitve obdelave v EU in pregleda pogodbe). Obdelava se lahko začne po: pregledu odvetnika oziroma pooblaščene osebe, sklenitvi pogodb o obdelavi s strankami in podobdelovalci (Anthropic, TypeSafe), preizkusu samodejnega izbrisa in postopka ob kršitvi. Ocena se ponovi ob vklopu WhatsAppa, kartičnih plačil, nove funkcije umetne inteligence, pri 100 delodajalcih in najmanj enkrat letno.
7. Podpisi in pregled
| Vloga | Ime | Datum | Podpis |
|---|---|---|---|
| Pripravil – lastnik storitve | Tjan Čas | [datum] | |
| Pregledal – odvetnik / pooblaščena oseba za varstvo podatkov | [ime] | [datum] |
Mnenje pregledovalca: [vpiše pregledovalec]. Naslednji pregled: najpozneje 7. 10. 2027 ali ob spremembi iz razdelka 6.