Evidenca dejavnosti obdelave (30. člen GDPR)
Različica 0.9 · 7. 10. 2026 · Velja vodi evidenco kot upravljavec (uporabniki portala, računi, varnost, obveščanje) in kot obdelovalec (podatki delavcev in kontaktnih oseb, ki jih vnese delodajalec – 30(2) GDPR). Upravljavec/obdelovalec: Velja, velja.si, info@velja.si; pooblaščena oseba za varstvo podatkov: [ime, ko bo imenovana]. Evidenca je na zahtevo na voljo Informacijskemu pooblaščencu in delodajalcem (upravljavcem).
Pregled dejavnosti
| # | Dejavnost | Vloga Velja | Upravljavec |
|---|---|---|---|
| 1 | Vodenje primera | obdelovalec | delodajalec |
| 2 | Dokumenti | obdelovalec | delodajalec |
| 3 | Potrdilo o nekaznovanosti (del dejavnosti 2, posebna ureditev) | obdelovalec | delodajalec |
| 4 | Kanal do delavca | obdelovalec | delodajalec |
| 5 | Obveščanje po e-pošti | upravljavec | Velja |
| 6 | Računi, plačila, davčno potrjevanje | upravljavec | Velja |
| 7 | Prijava in varnost | upravljavec | Velja |
| 8 | Podpora | upravljavec (uporabniki) / obdelovalec (delavci) | Velja / delodajalec |
| 9 | Analitika brez piškotkov | upravljavec | Velja |
1. Vodenje primera
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | pot po državljanstvu, semafor delodajalca (17. člen ZZSDT), stanja primera, roki, naloge, mapa primera (PDF) |
| Pravna podlaga | zakonska obveznost delodajalca (6(1)(c) GDPR; ZZSDT 17. člen, ZTuj-2 37. in 37.a člen), pogodba o zaposlitvi (6(1)(b)); Velja obdeluje po navodilih upravljavca (28. člen) |
| Posamezniki | delavci (tujci), kontaktne osebe delodajalca, uporabniki partnerja |
| Podatki | ime, priimek, datum rojstva, državljanstvo, jezik, telefon, poklic (SKP-08), potni list (številka, veljavnost), podatki delodajalca in semaforja, stanja, roki, naloge, revizijska sled |
| Prejemniki | Neoserv (gostovanje v Sloveniji); Anthropic (priprava besedil s sklici na pravila) |
| Prenos v tretje države | Anthropic – EU/ZDA po standardnih pogodbenih klavzulah (SPK) in DPA; nastavitev obdelave v EU, kjer je na voljo |
| Rok hrambe | čas postopka in zaposlitve; mapa primera do 5 let po zaključku [preveri odvetnik]; glej Hramba |
| Ukrepi | TLS, vloge s preverjanjem na strežniku, 2FA, revizijska sled, kopije 14 dni (Varnost) |
2. Dokumenti
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | sprejem dokumentov za vlogo, branje z umetno inteligenco (vrsta, oseba, datumi, apostille, prevod, berljivost), deterministično preverjanje, paket za oddajo |
| Pravna podlaga | kot pri 1 (6(1)(c) GDPR; ZTuj-2 37.a člen; ZZSDT 17. člen) |
| Posamezniki | delavci; podpisniki pri delodajalcu |
| Podatki | potni list (slika, MRZ), fotografija, dokazila o kvalifikacijah, pogodba o zaposlitvi, dokazila delodajalca (prilivi, zaposleni, potrdilo FURS, REK), izjava o namestitvi, obrazec prošnje |
| Prejemniki | Neoserv; Anthropic (branje dokumenta – slika ali PDF) |
| Prenos v tretje države | Anthropic – EU/ZDA (SPK, DPA) |
| Rok hrambe | kot mapa primera; izvleček v predpomnilniku 365 dni (Hramba) |
| Ukrepi | ločena shramba zunaj spletnega korena, pravice 0600, preverjanje vrste datoteke po vsebini, največ 20 MB, dnevnik dostopov |
3. Potrdilo o nekaznovanosti
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | pogoj za enotno dovoljenje: potrdilo iz kazenske evidence matične države, ne starejše od 3 mesecev, overjeno in prevedeno (ZTuj-2 37.a člen) |
| Pravna podlaga | 10. člen GDPR – obdelava, ki jo dovoljuje pravo države članice (ZTuj-2); ZVOP-2 [preveri odvetnik] |
| Posamezniki | delavci |
| Podatki | datoteka potrdila, datum izdaje, apostille/legalizacija, prevod; po izbrisu le zapis »predloženo, datum« |
| Prejemniki | Neoserv; Anthropic (branje samo za preverjanje datuma, apostilla, prevoda in osebe) |
| Prenos v tretje države | Anthropic – EU/ZDA (SPK, DPA) |
| Rok hrambe | datoteka se izbriše 30 dni po oddaji vloge; meta zapis kot mapa primera |
| Ukrepi | ločen prostor shrambe, dnevnik vsakega vpogleda, dostop le delodajalec in pooblaščena oseba Velja, samodejni izbris, izbris iz kopij v 14 dneh |
4. Kanal do delavca
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | zahteve za dokumente, opomniki in obvestila delavcu v njegovem jeziku; sprejem sporočil, prevod v slovenščino, razvrščanje |
| Pravna podlaga | privolitev delavca za kanal (6(1)(a)); vsebina v okviru postopka (6(1)(c)); samodejni sistem se predstavi (AI Act, 50. člen) |
| Posamezniki | delavci |
| Podatki | telefon, jezik, besedilo sporočil (izvirnik, prevod), razvrstitev (namen, nujnost, potrebuje človeka), čas |
| Prejemniki | Neoserv; Anthropic (prevod); TypeSafe (razvrščanje – besedilo in stanje primera brez imen); Meta Platforms Ireland (WhatsApp, ko bo vključen) |
| Prenos v tretje države | Anthropic in TypeSafe – EU/ZDA (SPK, DPA); Meta – EU/ZDA (SPK, DPA) |
| Rok hrambe | sporočila kot mapa primera; predpomnilnik prevodov 60 dni, razvrščanja 7 dni |
| Ukrepi | najmanjši obseg vhoda, pod pragom zaupanja odloča človek, neprevedeno se nikoli ne pošlje, dnevnik klicev brez vsebine |
5. Obveščanje po e-pošti
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | samodejna sporočila o dogodkih (registracija, nov primer, sprememba stanja, prejet dokument, roki in zamude, računi, plačila, opomini, sporočilo delavca, dnevni povzetek lastniku, varnost) |
| Pravna podlaga | pogodba (6(1)(b)); varnostna obvestila tudi zakoniti interes (6(1)(f)) |
| Posamezniki | uporabniki delodajalcev, partnerjev in lastnik |
| Podatki | e-poštni naslov, ime, zadeva in besedilo sporočila (ime delavca, dokument, znesek, datum), dnevnik pošte (prejemnik, zadeva, uspeh, napaka) |
| Prejemniki | Neoserv (poštni strežnik mail.velja.si v Sloveniji) |
| Prenos v tretje države | ni |
| Rok hrambe | dnevnik pošte 1 leto |
| Ukrepi | šifrirana povezava do poštnega strežnika, SPF in DKIM, pošiljanje le na potrjene naslove, izklop po skupinah v profilu (varnostnih obvestil ni mogoče izklopiti) |
6. Računi, plačila, davčno potrjevanje
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | mesečni obračun, izdaja računov (UPN, sklic SI00), potrditev nakazila, kartična plačila prek Stripe, davčno potrjevanje kartičnih računov (ZOI, EOR), opomini |
| Pravna podlaga | zakonska obveznost (6(1)(c): ZDDV-1, ZDavPR); pogodba (6(1)(b)) |
| Posamezniki | kontaktne osebe delodajalcev; samostojni podjetniki kot stranke |
| Podatki | naziv, naslov, davčna številka, številka stranke, postavke, zneski, sklic, stanje plačila, način plačila; pri kartici oznaka Stripe seje; ZOI, EOR, sporočila FURS |
| Prejemniki | Neoserv; Minimax (Saop d.o.o., izdaja računov in knjigovodstvo – ko bo vključen); Stripe (kartica – samostojni upravljavec za plačilo); FURS (davčno potrjevanje kartičnih računov) |
| Prenos v tretje države | Stripe – EU (DPA Stripe); FURS – ni prenosa |
| Rok hrambe | računi 10 let (86. člen ZDDV-1) |
| Ukrepi | izdaja in potrditev plačila samo lastnik, podpisani webhook Stripe, podatkov o kartici ne hranimo, JWS podpis sporočil FURS z namenskim potrdilom, ključi samo na strežniku |
7. Prijava in varnost
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | uporabniški računi, prijava, seje, 2FA, omejitev poskusov, dnevnik prijav, revizijska sled, odkrivanje zlorab |
| Pravna podlaga | pogodba (6(1)(b)); zakoniti interes varnosti (6(1)(f)); 32. člen GDPR |
| Posamezniki | uporabniki portala |
| Podatki | e-pošta, ime, geslo (scrypt), 2FA skrivnost, vloga, čas in IP prijav, uspeh/neuspeh, seje |
| Prejemniki | Neoserv |
| Prenos v tretje države | ni |
| Rok hrambe | račun čas pogodbe + 1 leto; dnevnik prijav 1 leto; seje 12 ur |
| Ukrepi | scrypt, TOTP, HttpOnly/Secure piškotek, 5 poskusov na 15 minut, HTTPS/HSTS, zaščita gostitelja |
8. Podpora
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | odgovarjanje na vprašanja uporabnikov (info@velja.si), pomoč delodajalcu pri zahtevah posameznikov, tehnična pomoč v primeru na zahtevo |
| Pravna podlaga | pogodba (6(1)(b)); pri delavcih navodilo upravljavca (28. člen) |
| Posamezniki | uporabniki; delavci (le, kadar je pomoč vezana na njihov primer) |
| Podatki | vsebina sporočila, e-pošta, podatki primera, do katerih je dostop potreben |
| Prejemniki | Neoserv (pošta) |
| Prenos v tretje države | ni |
| Rok hrambe | poštni predal: čas pogodbe + 1 leto [preveri]; vpogledi v občutljive dokumente v dnevniku |
| Ukrepi | dostop le lastnik, vsak vpogled v občutljive dokumente v dnevniku dostopov |
9. Analitika brez piškotkov
| Polje | Vsebina |
|---|---|
| Namen | števci v nadzorni plošči (primeri po stanjih, roki, pošta, plačila) iz lastne baze; strežniški dnevnik dostopov |
| Pravna podlaga | zakoniti interes (6(1)(f)): delovanje in varnost storitve; brez profiliranja posameznikov |
| Posamezniki | obiskovalci velja.si, uporabniki |
| Podatki | IP in čas v strežniškem dnevniku; agregirani števci brez imen |
| Prejemniki | Neoserv |
| Prenos v tretje države | ni |
| Rok hrambe | strežniški dnevnik 30 dni |
| Ukrepi | brez piškotkov za sledenje, brez tujih skript (Piškotki) |
Spremembe evidence: nova različica z datumom ob vsaki novi dejavnosti, podobdelovalcu ali spremembi roka; podobdelovalce sporočimo 30 dni prej (Podobdelovalci).